Cum să implementezi corect un proiect de digitalizare după semnarea contractului de finanțare

4.7/5 - (20 votes)

În cazul proiectelor de Digitalizare prin PNRR, semnarea contractului de finanțare este primul pas spre transformarea digital a companiei tale. În schimb, adevărata provocare abia acum începe, când trebuie să pui în practică planul, să implementezi soluțiile propuse și să te asiguri că toate condițiile stabilite prin contract sunt respectate în tocmai. 

Aceasta este o șansă importantă a aduce inovație și eficiență în activitatea firmei, dar reușita depinde de o planificare riguroasă și de gestionarea atentă a fiecărei etape. Iată pașii esențiali pentru a te asigura că proiectul tău se desfășoară fără probleme:

Ia măsurile de informare obligatorii

Există câteva măsuri obligatorii de informare și publicitate, pentru a asigura vizibilitatea finanțării europene și a informa publicul despre implementarea proiectului. Aceste măsuri includ:
– Comunicări de presă – trebuie să realizezi la începutul și finalul proiectului câte un comunicat cu informații despre obiective, rezultate, parteneri și finanțare.
– Panouri publicitare – trebuie să amplasezi un panou temporar în locațiile de implementare și, după finalizare, să-l înlocuiești cu o placă permanentă.
– Afișe – în cazul proiectelor sub 500.000 euro, trebuie să pui un afiș A2 la sediul proiectului.
– Autocolante pe echipamente – să aplici un autocolant cu logo-uri UE și PNRR pe toate echipamente achiziționate care au o valoare de peste 2.500 lei.

Respectă graficul de implementare

După ce ai semnat contractual de finanțare, este esențial să respecți graficul de implementare stabilit. Acest lucru implică:
– Începe procedurile de achiziție în termenele stabilite.
– Asigură-te că toate etapele proiectului sunt înregistrate conform planului.
– Comunică prompt cu autoritatea de management pentru orice modificare necesară.

Planifică achizițiile cu atenție

În primul rând, este important să actualizezi ofertele primite la depunerea proiectului, asigurându-te că soluțiile IT pe care intenționezi să le achiziționezi sunt de actualitate. Apoi, asigură-te că ai documentația completă pentru fiecare achiziție, care să includă toate detaliile cerute prin ghidul de finanțare. Anunțurile de achiziție trebuie să fie publicate în secțiunea dedicată din site-ul proiecte.pnrr.ro. Pentru a fi în conformitate, achizițiile trebuie să respecte strict Legea achizițiilor publice (98/2016) și, în funcție de valoarea achiziției, vei avea două opțiuni:
1. Achiziție directă – pentru valori mai mici, care permit o procedură simplificată.
2. Achiziție publică – pentru valori mai mari, unde este necesară o procedură competitivă

De asemenea, este esențial să respecți prevederile Ordinului MIPE nr. 372/08.02.2024, asigurându-te că nu împarți contractul în mai multe părți cu scopul de a evita valoarea prag de la care este obligatorie procedura de achiziție competitivă (Potrivit art. 7 alin. 5 din Legea achizitiilor publice, se pot achiziționa direct produse sau servicii în cazul în care valoarea estimată a achiziției, fără TVA, este mai mică de 270.120 lei).

Monitorizează progresul proiectului

Pentru a evita întârzierile, este important să ai o monitorizare continuă a progresului și să verifici periodic:
– Statusul livrărilor de echipamente IT.
– Implementarea soluțiilor software.
– Rezolvarea eventualelor blocaje.

Gestionează raportările cu responsabilitate

Este necesar să faci raportările intermediare și finale specificate în cadrul contractului, iar documentele pentru acestea trebuie să fie pregătite în conformitate cu cerințele ghidului de finanțare:
– Documentele justificative pentru toate cheltuielile efectuate.
– Fotografiile sau dovezile implementării soluțiilor IT.
– Explicații clare privind progresul față de obiectivele proiectului.
– Ține cont de Instructiunea MIPE nr. 4/28.10.2024 în pregătirea rapoartelor.

Gestionează cererile de rambursare

Pentru o gestionare corectă și completă a cererilor de rambursare, asigură-te că acestea sunt corect pregătite și includ toate documentele solicitate. Orice eroare poate duce la întârzieri sau chiar la pierderea finanțării.
– Verifică conformitatea facturilor și a chitanțelor.
– Organizează clar documentele justificative.
– Urmărește termenele limită de depunere.
– La cererea de transfer finală, trebuie sa prezinți Raportul tehnic IT care va certifica faptul că implementarea proiectului a condus la îndeplinirea criteriilor DESI asumate prin proiect. Dacă Raportul tehnic IT nu va certifica faptul că au fost îndeplinite minim 6 criterii DESI, cererea de transfer finală nu va fi acceptată la plată.

Răspunde solicitărilor autorităților

Autoritatea de management poate solicita clarificări sau documente suplimentare în timpul procesului de evaluare sau rambursare. Toate notificările vor fi primite pe adresa de email comunicată la înregistrarea în aplicația proiecte.pnrr.ro. Verifică zilnic adresa de email sau asigură-te că primești notificările pentru mesajele noi, având în vedere termenele scurte (de regulă 5 zile lucrătoare).

Colaborează cu specialiști

Dacă proiectul tău este complex, ia în considerare colaborarea cu:
– Consultanți financiari – pentru a te asigura că documentația financiară este corectă.
– Specialiști IT – pentru implementarea și testarea soluțiilor IT.
– Juriști – pentru verificarea respectării legislației privind achizițiile publice.
– Specialiști în implementarea fondurilor europene – pentru a te asigura că proiectul respectă cerințele specifice finanțării și că toate etapele sunt gestionate conform ghidurilor și reglementărilor aplicabile.

Evaluează impactul implementării

La finalul proiectului, evaluează beneficiile obținute în urma digitalizării, prin:
– Reducerea costurilor operaționale.
– Creșterea productivității.
– Gradul de satisfacție al clienților și al angajaților.

Respectă obligațiile post-implementare

După finalizarea proiectului, vei avea obligații suplimentare, cum ar fi:
– Păstrarea și utilizarea soluțiilor achiziționate pentru perioada prevăzută în contract.
– Raportări periodice către autoritatea de management.
– Păstrarea unei evidențe contabile distincte pentru proiect, prin utilizarea unor conturi analitice separate, conform cerințelor de raportare financiară.

Implementarea unui proiect de digitalizare după semnarea contractului implică respectarea strictă a procedurilor și termenelor. Cu o planificare riguroasă și o echipă bine pregătită, vei putea transforma acest proces într-o investiție de succes pentru afacerea ta.

Noi, la One-IT, ajutăm organizațiile să se dezvolte prin intermediul tehnologiei! În calitate de furnizor și integrator de echipamente și soluții IT, te putem susține în procesul de implementare a proiectului de digitalizare!

Pentru informații legate de digitalizare sau pentru OFERTE dedicate și prețuri speciale, completază formularul de mai jos, iar echipa noastră vă va contacta în cel mai scurt timp.

work  

În cazul în care te grăbești și ai nevoie de oferte instant pentru anumite produse sau soluții IT, am pregătit o selecție de produse din care poți alege. Solicită acum o ofertă, iar aceasta îți va fi trimisă instant.😉
Aici este pagina de solicitare: https://www.one-it.ro/oferta-instant/

 

În plus, dacă nu te-ai înscris încă la newsletterele noastre și dorești să fii la curent cu noutățile despre tehnologia în business, digitalizare sau fonduri nerambursabile, te poți abona aici: >> https://www.one-it.ro/newsletter/

 

One-IT — Ajutăm organizațiile să se dezvolte prin intermediul tehnologiei! 

Leave a Reply

    • 1

    • 2

    1/2

    Formular SOLICITARE


    This site is protected by reCAPTCHA and Google Privacy Policy and ToS apply.